Kodėl reiktų matuoti pardavimus?

Ką jau ką, bet savo pinigus suskaičiuoti mokame visi – tiek žmonės, tiek įmonės. Galų gale, jei patys nenorim, kas mėnesį įmones VMI priverčia teikti išrašytas sąskaitas faktūras į registrą.

Bet SF – tai jau įvykęs faktas, kurio pakeisti beveik negalima. Imtis arba nesiimti kažkokių veiksmų įmanoma ankstyvose pardavimo stadijose – tada, kai sužinom, kad atsirado nauja galimybė parduoti iki kol kontraktas galutinai užbaigiamas. Taigi tik atliktų pardavimų analizė yra beveik tas pats, kaip vairuoti automobilį naudojantis vien tik galinio vaizdo veidrodėliais. O to, ko nematuojame – negalime ir pagerinti. Norint pagerinti bet kurį kriterijų – pardavimų apimtis, pelną, tolygumą, būtina įvertinti tokius kriterijus: atvirų sandorių skaičius pagal stadijas, būsimų pardavimų grafiką pagal užbaigimo datas.

Būtinos sąlygos norint matuoti pardavimus:

• Visi pardavimai turi būti registruoti CRM sistemose kiek galima ankščiau.
• Pardavimai turi turėti numatytą procesą. Procesas – tai kelias, kurį praeina pardavimo sandoris nuo galimybės atsiradimo iki sėkmingos arba nesėkmingos pabaigos.
• Pardavimų būklė turi būti matoma realiu laiku. CRM programoje pardavimo stadija turi būti pakeista kaip galima greičiau. Reiktų vengti šokinėjimo per stadijas ar grįžimo atgal.

Kaip bebūtų keista – nauda yra dviguba nes pradėjus sekti pardavimus ir tvarkingai vedant duomenis į CRM, darbas su CRM kyla į naują kokybės lygį.

Pardavimų matavimo įrankiai

Norimus rezultatus galima gauti įvairiais keliais –  CRM sistemos viduje esančiomis ataskaitomis, Excel lentelėmis – ataskaitomis ar specializuotais verslo analizės instrumentais. Mes dirbame ir labai rekomenduojame naudoti Power BI įrankį,  kuris  siūlo neįtikėtinai daug funkcionalumų už itin gerą kainą. Pagrindiniai verslo analitikos privalumai:

• Duomenys lengvai suvokiami. Pradedant nuo aukščiausio hierarchijos lygio, kai stebimi tik pagrindiniai rodikliai (KPI), o gilinantis galima vienu pelės paspaudimu matyti detaliausias eilutes.
• Daug vizualių elementų – įvairiausių rūšių grafikų, lentelių, žemėlapių.
• Į vieną vietą galima sutraukti kelių skirtingų šaltinių duomenis – CRM, apskaitos programos, interneto svetainės lankomumo ir daugelio kitų.

Svarbiausios pardavimo srauto matavimo ataskaitos

Atvirų pardavimų piltuvėlis

Ši ataskaita rodo esminę įmonės finansinę „sveikatą“ artimiausiu laikotarpiu. Jei dabar nėra atvirų pardavimo galimybių, labai greitai neprireiks nebus ir išrašytų sąskaitų faktūrų. Šio tipo ataskaita labai dažnai filtruojama  pagal du kriterijus: visos turimos galimybės ir galimybės, kurios yra paskutinėse stadijose, kai  sąskaita faktūra neišrašyta, bet kuri tikrai bus išrašyta ateityje. Pagal praktiką, dažniausiai ta stadija seka po to, kai yra gautas bet koks pritarimas pirktiir yra  belikę suderinti formalumus. Svarbus kriterijus – pamatyti „stovėjimo“ dienų stadiją, kuri padeda aptikti problemas pardavimo „piltuvėlyje“.

Šios ataskaitos atmaina – būsimų pardavimų grafikas pagal užbaigimo datą. Ji labai pasiteisina tose įmonėse, kuriose pardavimo data yra labai griežtai fiksuojama, o galimų priimti užsakymų skaičių riboja turimi resursai. Toks patvirtintų užsakymų grafikas, formuojamas kas savaitę, parodo, kurią savaitę įmonės pajėgumai pilnai išnaudoti, o kurią savaitę reiktų gauti daugiau užsakymų.

Ataskaita leidžia matyti visus užsakymus, dėl kurių yra sutarta, tačiau kurie nėra atlikti pagal laiko skalę. Pavyzdžiui, kassavaitiniame grafike. Jei verslas susijęs su paslaugomis, kurios atliekamos nuvykus į vietą, labai praverčia šios ataskaitos atvaizdavimas žemėlapyje.

Galimybių judėjimas stadijomis

Turbūt kiekvienam vadovui arba pardavimų vadovui rūpimas klausimas: kaip vyksta pardavimai konkrečiu laikotarpiu? Kiek atsirado naujų pardavimo galimybių, ar buvo pateikta pasiūlymų, kiek jų klientas patvirtino per paskutinę savaitę?

Į visus šiuos klausimus atsako galimybių judėjimo stadijomis ataskaita. Pasirinkus norimą stadiją ar laikotarpį, galima matyti visas pardavimo galimybes, kurios pasiekė konkrečią stadiją per tą laikotarpį.

Pralaimėtos galimybės

Viena iš labai svarbių CRM savybių –  matuoti ir analizuoti ne tik išnaudotas galimybes, bet ir pralaimėtas. Kalbant apie aktyvius pardavimus, pralaimėjimai nėra blogai, tai – tiesiog neišvengiama. Netgi atvirkščiai – jei analizuojame įmonių CRM duomenis, matome, kad žmogus, kuris vykdo aktyvius pardavimus, neturi arba beveik neturi pralaimėjimų, tai priežastys galimos dvi:

• Jis aktyvių pardavimų nevykdo. Geriausiu atveju, dirba su esamais klientais arba klientais, kurie yra labai motyvuoti;
• Jis suveda į CRM duomenis pavėluotai, paskutinėmis pardavimų stadijomis, tada, kai jau tikrai pralaimėjimų būna labai reta.

Analizuojant nesėkmes, galima surinkti daug naudingos informacijos. Iš kokios stadijos kokios galimybės „nukrenta“? Kokios pralaimėjimo priežastys skirtingais pardavimo etapais? Kokia pralaimėjimų dalis skirtingomis stadijomis?

Veiksmai

Pardavimo veiksmų – susitikimų, skambučių, el. laiškų kiekybinis matavimas leidžia pardavimų žmonėms žinoti savo minimalų darbo intensyvumo tikslą. Pardavimų vadovui padeda suvokti ar net palyginti vadybininkų, kurie dirba su visiškai skirtingai produktais, klientų  segmentais, darbo apkrovą.  Sugretinus  pardavimo veiksmų kiekį ir rūšį su judėjimo stadijų ataskaita, galima sužinoti, kokie veiksmai ir koks jų intensyvumas padeda išjudinti pardavimo galimybę į aukštesnę stadiją, o kas – ne.

Veiksmų stebėsena labai reikalinga ir naujiems pardavimų skyriaus žmonėms. Rezultatas paprastai pajuntamas negreitai, todėl veiksmai leidžia suprasti, kur link ir kiek yra dirbama.

Galimybės sekantis veiksmas

Labai dažnas CRM skeptikų argumentas „o pas mus toks išskirtinis verslas ir mūsų pardavimų neįmanoma suskirstyti į jokias stadijas, o juolab numatyti jos trukmę, nes projektai būna labai sudėtingi“.

Suprantama, kad dažnai pardavimų procesas nukrypsta nuo mūsų įsivaizduojamų terminų. Priežasčių tam yra begalės: vienas klientas nori dar šiek tiek pagalvoti, kitur sprendimą turintis priimti žmogus atostogauja, o trečiame projekte pats pardavėjas turi apsispręsti, ar gali ir nori dirbti tokiomis sąlygomis, kuriomis klientas pasiūlo pirkti „čia ir dabar“.

Tačiau beveik visur galioja universali taisyklė. Kiekvienas atviras pardavimo sandoris turi turėti bent vieną sekantį veiksmą – skambutį, susitikimą ar užduotį su nurodyta konkrečia data. Tokiu atveju, jei klientas nori šiek tiek laiko priimti sprendimą, CRM yra užfiksuojama sekančio skambučio data ir vadybininkas „laiko ranką ant pulso“ šiame sandoryje. Jei sprendimą turintis priimti žmogus atostogauja, nesunku sužinoti jo atostogų pabaigos datą ir suvesti užduotį, kad parašytų laišką praėjus kelioms dienoms po to, kai jis sugrįš į darbą.

Galimos kelios strategijos dirbant su sekančio veiksmo ataskaita:

• Visos atviros galimybės turi turėti sekantį veiksmą

• Pradelstos galimybės privalo turėti sekantį veiksmą, o tos, kurios juda stadijomis nesivėlindamos nuo nustatytų terminų, gali sekantį veiksmą turėti arba ne;
• Sekantį veiksmą turi turėti galimybės tik tam tikrais pardavimo procesais, pavyzdžiui, nauji klientai arba tik tam tikros vertės sandoriai;

Kokią sekančio veiksmo strategiją benaudosime, pardavimų vadovas turėtų stebėti ar sekantis veiksmas nėra pradelstas ir ar visos galimybės, kurios pagal numatytas taisykles turėtų turėti, jį turi.

Vietoj pabaigos arba kaip visa tai veikia

Net ir geriausios ataskaitos nebus veiksmingos, jei jos nebus naudojamos, t.y. peržiūrimos. Geriausia, jei tai daroma reguliariai. Dar geriau, jei kartu su ataskaita parašomi keli sakiniai, kuriais apibendrinami skaičiai ir, jei reikia, numatomi veiksmai bei pokyčiai šiems rodikliams pakeisti.   Power BI suteikia galimybę komentuoti ir bendradarbiauti, bet pasiteisina ir ataskaitų vaizdai, įdėti į paprastą  savaitės ataskaitą Word formatu. Ypač veiksminga, kai tokia kassavaitinė ataskaita paruošiama pardavimų padalinio darbuotojų susirinkimui arba kaip pardavimų vadovo ataskaita vadovybei.