Verslo valdymo programos pasirinkimas – labai svarbus etapas įmonės istorijoje. Daugiau nei dešimt metų dirbu su įvairiomis verslo valdymo programomis. Per šį laikotarpį dalyvavau daugybės verslo programų diegime nuo pasiūlymo ar pristatymo iki galutinio paleidimo ir palaikymo. Ne kartą yra tekę ieškoti argumentų, kodėl mes geresni ar net visų geriausi, analizuoti savo ir kitų programų privalumus ir trūkumus, jų svarbą klientų pasirinkime, kaip vienas ar kitas funkcionalumas įtakoja vėlesnę programų teikiamą naudą.
Remdamasis šia patirtimi, išskyriau kelis esminius funkcionalumus. Juos turi SugarCRM ir jos modifikuota versija Mokas CRM sistema, jei taip pat būdingi ir kitoms CRM, ERP, dokumentų valdymo, projektų valdymo, užduočių skirstymo programoms. Juos atrinkdamas naudojau šiuos kriterijus:
1. Universalumas, t.y. funkcionalumai nepraranda aktualumo priklausomai nuo Jūsų verslo rūšies, naudojimo įgūdžių, įmonės dydžio.
2. Yra sunkiai realizuojami. Kad ir koks svarbus privalumas būtų, tačiau jei jis iš teisų labai svarbus, tai daugelis programų jį neilgai trukus realizuoja. Tada jis patampa ne joks privalumas, o tiesiog standartas.
3. Neša apčiuopiamą naudą. Tai ne šiaip sau „mandrumas“, bet yra funkcija kurios pagalba galima kasdienines užduotis padaryti greičiau, išvengti klaidų arba jas taisyti ne taip skausmingai, programos adaptavimui išleisit mažiau ir gauti daugiau.
Reikia kokiam nors modulyje dar vieno lauko? Prašom! Ir be jokio papildomo programavimo.
1. Reikia kokiam nors modulyje dar vieno lauko? Prašom! Ir be jokio papildomo programavimo.
Tai viena iš labiausiai mane „paperkančių“ SugarCRM funkcijų. Prie bet kokio modulio galima sukurti bet kokio tipo lauką! Lauko tipas gali būti beveik bet koks: tekstinis, skaitinis, pasirenkamas iš sąrašo, varnelė ar keleto eilučių tekstas. Papildomi plėtiniai leidžia net dokumentų arba paveiksliukų pridegimo laukus įterpti. Kiekvienam esamam arba naujai pridėtam laukui galima nustatyti jo parametrus: lauko ilgį, tikslumą, galimų reikšmių sąrašą. Specialus požymis parodo, ar to lauko reikšmių pakeitimai bus saugomi pakeitimų žurnale, kitas požymis – ar tai yra privalomas laukas. Sąrašo laukams galima redaguoti pasirenkamas reikšmes, nustatyti jų eiliškumą bei skirtingus vertimus atskiroms kalboms.
Kiekvienai formai – sąrašui, sąrašo filtrams, redagavimui ir kitoms – galima sudėlioti konstruktoriuje šioje formoje esančius laukus norima tvarka. Sąrašo formoms galima priskirti laukus, kurie bus pagal nutylėjimą, laukus, kurie gali būti rodomi, ir laukus, kurie yra paslėpti. Kiekvienam iš jų programa automatiškai nurodo, kokią dalį viso pločio procentais laukas užims, bet šį dydį savo nuo nuožiūra galima keisti.
2. Nedirbk monotoniškų darbų – naudok masinį atnaujinimą
Turbūt pats nuobodžiausias darbas dirbant su programomis – „eiti“ per kokį nors sąrašą ir visur daryti reikšmių pakeitimus. Deja, šis darbas yra beveik neišvengiamas daugelyje darbo su verslo valdymo programomis epizodų. Pirmas į galvą šovęs ir labai dažnas pavyzdys: išeina iš darbo kolega ir jo klientus bei pardavimus reikia „pasidalint“. Su Masinio atnaujinimo funkcija tas labai paprasta – tereikia nufiltruoti norimus keisti įrašus, juos visus arba dalį jų apsižymėti ir nurodytam lauke visiems šiems įrašams pakeisti kokią nors reikšmę, pagal pavyzdį naują atsakingą asmenį.
Tokių pavyzdžių galima pateikti begales: pardavimo statuso keitimas, klientų „išaktyvavimas“, projekto užduočių datos masinis keitimas – ir tai tik keli dažnai pasitaikantys atvejai.
3. Įrašų apjungimas.
Kad ir kaip stengiamasi, labai sunku išvengti situacijų, kuomet du kartus įvedamas vienodas įrašas: dvi atskiros tos pačios prekės kortelės, du atskiri to paties kliento 
įrašai ir pan. Su tokiais atvejais kiekvienas darbe esame susidūręs ne kartą. Jei nėra realizuota įrašų apjungimo, tai tokių dublikatų „atnarpliojimas“ yra ilgas ir kankinantis darbas. Tenka surasti visus ryšius, kur jie sudalyvavę, ten juos keisti, ir tik kai nereikalingas įrašas yra pilnai „atlaisvintas“, jį galima ištrinti.
Jei yra galimybė apjungti įrašus, kad ir kiek jie turėtų susijusių kitų įrašų, susidubliavusių duomenų problema sprendžiama akimirksniu. Idealiu atveju, apjungiant galima iš išmetamo įrašo parinkti laukus, kuriuos perkelsim paliekamajam.
4. Prieiga prie modulių pagal teises ir pagal grupes
Turbūt nerasime verslo programos, kuri neturėtų prieigos teisių ribojimo. Tačiau daugumai jų būdingas prieigos teisių nustatymas pagal vartotojų grupes. Tai reiškia, kad sukuriamos tam tikros grupės ir joms priskiriamos teisės matyti nurodytus tikrus modulius ir ataskaitas. Kai kuriais atvejais galima riboti ir priėjimą prie laukų. Tokia teisų skirstymo sistema neblogai veikia kol įmonė išsitenka viename kabinete, arba keliuose kabinetuose viename pastate. Atsiranda keblumai kai padalinių daugiau. Valdant kelių padalinių įmonę ir rūpinantis informacijos saugumu, būtina galimybė riboti prieigą ne tik pagal vartotojų grupes (vadybininkai, vadovai, apskaitininkai), bet ir pagal komandas. Vienas vartotojas gali priklausyti ir kelioms komandoms. Toms komandoms atskirai nurodomos prieigos teisės prie kiekvieno modulio – ką jie gali daryti su savo įrašais, su kitų komandos narių įrašais ir su ne savo komandos narių įrašais.
5. Įrašų rinkinio redagavimas viename lange
Tai viena iš savybių, kodėl Excel tiek metų žavi viso pasaulio vartotojus. Juk paredagavus bet kokį lentelės įrašą, iš karto persiskaičiuoja visa lentelė. Paredagavus vieną įrašą, čia pat vienu pelės paspaudimu gali patekti į visai kitą įrašą ir neprarasdamas viso dokumento vaizdo gali jį redaguoti. Norint panašius veiksmus atlikti daugeliu verslo programų teks paspausti gana ilgą mygtukų seką: susirasti norimą dokumentą, jį atsidaryti, tada atsidaryti redagavimui norimą eilutę, tada paredaguoti lauką, paspausti „Saugoti“, atsakyti dar į kokį vieną perspėjimą ir tik tada pamatysite rezultatą. Tačiau daug naujesnės kartos programų jau leidžia elgtis visiškai kitaip: visos dokumento eilutės atvaizduojamos lentelėje, kurią čia pat galima redaguoti, o redagavimo rezultatas išsisaugo ir visi aritmetiniai veiksmai atliekami akimirksniu. Tuo šios programos tampa panašios į Excel, išlaikydamos visus verslo valdymo programoms būdingus privalumus.
Išvados
Daugelis čia išvardintų funkcionalumų gal būti būdingi ne tik SugarCRM, bet ir kitoms rimtesnėms verslo programoms. Visi šie penki funkcionalumai turi vieną bendrą bruožą – jų padarymui reikia keisti programos branduolį, jų negali padaryti per kelias dienas, galų gale jų padarymas kainuoja nepalyginamai daugiau nei kokios nors vienos konkrečios funkcijos. Taip pat neabejoju, kad be šitų funkcionalumų yra ir daugiau savybių, kurios labai naudingos ir gerai žiūrisi. Kaip pavyzdžiui, kad šis langas, leidžiantis patogiai matyti ir valdyti savo pardavimus.
